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| １. |
メール本文は左寄せにする |
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ワープロソフトで使うインデント（字下げ）を使うと、相手の画面の設定が違えば、画面の文字の体裁は崩れてしまいます、またその内容を引用して返信する時には、加工がしにくくなります。 |
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| ２． |
１行の文字数は３５文字程度で改行する |
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メールの文章を画面いっぱいに左から右へ、そして上から下まで文章を書くと、読みにくいですし、ビジネスＥメールのルールからは外れます。
読みやすさ、すっきりとした文章表現は重要ですが、画面上の整え方もまた非常に重要です。 |
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| ３． |
５行以内でパラグラフ（段落）を区切る ＆ 空行を挿入する |
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パラグラフと空行を意識してメールを書くと、見た目にも読みやすい印象を与えます。 |
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| ４． |
漢字は３割以内に、心がける |
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漢字が多いと画面が文字で詰まった印象、つまり“黒っぽいメール“になります。読み手の印象を考え「、」や「。」を適度に入れて、読みやすく“白っぽいメール”を目指します。 |
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| ５． |
１メール１用件 ＆ 結論は初めの部分に書く |
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１メールにいくつも用件があると、メールが往復した時に、何の件について書いているのか、わかりにくくなります。１件のメールに入れることができる“意味的な容量”はそれほど大きくありません。できるだけ簡潔にまとめて書くようにします。
また、メールを開いたときに、スクロールせずに読める範囲内に結論を書くように意識しましょう。長くなる時は、小見出しや要約を入れると良いでしょう。 |
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| ６． |
要点は箇条書きにすると、書く人も見る人もわかりやすくなる |
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●日 時 5/20（土）10:00～17:00
●場 所 クロスポイント・武蔵小杉オフィス 1Fﾗｲﾌﾞﾗﾘｰ
http://crosspoint36.com/
●出席者 □□□□株式会社 ××様、××様
ABC総合研究所 ××、××
●準 備 秘書検定当日と同じ服装でお越しください。 |
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| ７． |
件名をわかりやすくするための工夫 |
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① |
本文を書いた後に件名を書く |
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まず本文を書いてから件名を考えると、内容が整理されているので、読み手にとってよりわかりやすい件名になる。またこれまでより１文節多く書くようにするとわかりやすくなります。 |
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・ 打合せの件 → 「5/20Ａ会議の事前打合せ」 |
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・ ありがとうございました。 → 「○○の件、お礼」 |
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・ こんにちは。お久しぶりです。→ これは、件名ではなく挨拶です
、「お久しぶりです。（山田敏世）」のようにすると良いでしょう。 |
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② |
件名を話し言葉にする |
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ビジネスＥメールの件名のつけ方は、「～について」「～の件」とすることが多いですが、個人のメールやＩＴ関連企業の方の場合、件名に動きを持たせた話し言葉にしているのをよく見かけます。
・ ○○打合せの件 → ４／２０のご都合はいかがですか？
メールの印象が軟らかくなり、内容がわかりやすくなるようですが、あまりにシンプルな件名だとスパムメールと勘違いされることもあるので気をつけます。 |
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| ８． |
フェイスマークは、関係づくりができている相手に使う |
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フェイスマークは冷たく見えがちなｅメールに、楽しい豊かな表情を与えてくれますが、これは相手との親しい関係のうえにあってはじめて生きてくるものです。 |
