優秀な営業マン、新宿のNO.1ホスト、銀座の有能なホステスの営業成績の勝因は、本人の魅力もさることながら、お客様の名前と顔を的確に覚え、次に会ったときにそのお客様の周辺情報をいかにスマートにスピーディに引き出せるかだと言われます。たとえが極端ですが、秘書の仕事も然り。

私の場合は、「名刺」を大いに活用していました。整理方法は、オーソドックスに、業種別に分け、来社日を記載したり、その方の特徴を捉え、関連情報と一緒に簡単な似顔絵も付け加えるようにしていました。
例えば「眼鏡・長身、同郷、大学先輩、低音、物静か、タバコ、caf?砂糖なし、土産→わかばの鯛焼きetc.」というように。そして次回、来社される前にその名刺からお客様の情報に目を通し、お迎えするよう心がけていました。

私の接客時のエピソードです。
名前も名乗らず、約束も取らず、急に、「社長はおるか」と現れるお客様がいました。そのときの応対が、少しでもモタモタしていると、受付で怒鳴り出すと言う有様で、どの秘書も逃げ腰の強面のお客様、『困ったお客様リストＮＯ．１』しかしながら、会社にとっては大切なお客様ですので、邪険にもできません。

ある日、私が応対している際に、背広のポケットから出された手帳に、犬の写真がチラッと。それも、これまで見たこともない笑顔でボクサー（犬）と一緒に写っています。
私、「ふふふ、しめた！」・・・・・
ある日、そのお客様を、応接室にご案内する際、ご機嫌の具合を計りながら、「○○様、今日は良いお天気ですね。今朝もお散歩には行かれたのですか？ボクサーは力が強いですから大変でございますね」と。すると、びっくりして、私の顔をしばらくご覧になっていました。
それから少しだけ、心を開いて頂けたようで、お見えになる前に必ず、私に電話をくださるようになりました。

名刺は大切な情報源であり、記憶を引き出す手がかりです。
しかし生きた情報は、いつ飛び込んでくるかわかりませんので、いつも、アンテナを高く立てておかなくてはなりません。強面のお客様や苦手な役員からも、意外な面や面白い発見がきっとあります。
よ〜く見ていると、多くのことを発信してくれています。そして、その情報をタイミングよく、親しみを込めて、ウィットを効かせて使ってみると、秘書の仕事は、より楽しくなると思います。